Evaluatie, rapportage en verantwoording

Integriteitsaudit

Een integriteitsaudit is een onafhankelijk onderzoek naar de opzet en werking van het integriteitsbeleid van de organisatie. Hiermee wordt getoetst of het integriteitsbeleid nog aanpassing behoeft. De interne accountants- of auditdienst voert integriteitsaudits uit en rapporteert daarover aan het management van de organisatie. Vóór aanvang van de audit moeten keuzes worden gemaakt over reikwijdte en diepgang van de audit. Dit biedt de mogelijkheid om zo goed mogelijk aan te sluiten op de behoeften van het management. De  Handreiking integriteitsaudit sector Rijk is een instrument dat hiertoe als nuttig handvat kan dienen.

Rapportagestructuren

Een belangrijk middel om de aandacht voor integriteit te borgen is integriteit als onderwerp op te nemen in de verschillende vormen van rapportage aan bijvoorbeeld het management en de OR. Rapportage biedt mogelijkheden tot leren en bijsturen. Hiervoor is het eerst nodig vast te stellen wat wordt gerapporteerd en op welke manier. Vervolgens is helderheid nodig over de manier waarop de informatie wordt geordend en hoe dit wordt gepresenteerd. Daarnaast moet worden bepaald, door wie er wordt gerapporteerd, wie de rapportage ontvangt en hoe vaak er wordt gerapporteerd.

Centrale registratie incidenten

De centrale registratie van incidenten omvat onder meer meldingen van (mogelijke) schendingen, gegevens over het onderzoek naar meldingen en toegepaste sancties. Door alle incidenten centraal te registeren wordt de kans op organisatiebreed leren vergroot. Trends worden eerder gesignaleerd en de mogelijke relaties tussen incidenten wordt eerder zichtbaar. De registratie maakt het mogelijk het management te informeren over het aantal incidenten en de aanpak van incidenten. Het management kan deze informatie onder meer gebruiken voor het nemen van preventieve maatregelen om nieuwe incidenten te voorkomen. Ook kan het management de informatie gebruiken om een eenduidige aanpak van schendingen te bevorderen.

Het ministerie van BZK heeft een uniform registratisysteem voor (vermoedelijke) integriteitsschendingen binnen de openbare sector ontwikkeld. Voor meer informatie klik op  uniforme registratie.

Nevenwerkzaamheden, financiële belangen en geschenken en uitnodigingen kunnen het risico op (de schijn van) belangenverstrengeling vergroten. Op het spel staan de onafhankelijkheid en de geloofwaardigheid van medewerkers en organisatie. Om dergelijke risico’s te verkleinen kan het zinvol zijn deze zaken te registreren. Of in ieder geval de medewerkers te verplichten hun nevenwerkzaamheden en financiële belangen te melden, net als het aanbod van geschenken en uitnodigingen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers worden uitgenodigd eerst zelf na te denken (ze moeten het immers kunnen uitleggen) en het zorgt ervoor dat de organisatie beter zicht heeft op potentiële risico’s. De melding biedt tevens de mogelijkheid om met de medewerkers het gesprek aan te gaan over de risico’s. Bij het registreren van nevenwerkzaamheden en financiële belangen is het belangrijk om geregeld – bijvoorbeeld jaarlijks – de meldingen te actualiseren.

Omgevingsanalyse

Naast de instrumenten die gericht zijn op relevante ontwikkelingen en resultaten binnen de eigen organisatie, biedt ook een evaluatie van externe ontwikkelingen houvast voor de evaluatie van het integriteitsbeleid. Naar analogie van een SWOT-analyse – Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats – gaat het daarbij vooral om het inventariseren van nieuwe ontwikkelingen die de aandacht voor integriteit kunnen versterken (kansen) en ontwikkelingen die op nieuwe integriteitsrisico’s kunnen duiden (bedreigingen). Vervolgens gaat het om de vraag welke wijzigingen in het huidige integriteitsbeleid wenselijk zijn om te kunnen anticiperen op deze ontwikkelingen. De meest geschikte opzet van de omgevingsanalyse dient per organisatie te worden nagegaan, maar in algemene zin kan gedacht worden aan:

• Negatieve sfeer rondom delen van de organisatie waardoor medewerkers eerder geneigd kunnen zijn om minder strikt te zijn. Waar speelt dit en hoe wordt hier op ingespeeld?
• Nieuwe partners met een afwijkende zakenmoraal. Welke invloed gaat hier vanuit op het huidige integriteitsbeleid?
• Onderwerpen die in de lokale / relevante media meer of minder worden belicht. Kans of bedreiging voor het integriteitsbeleid?
• Onvervulde vacatures door langdurig verzuim, verloop of krapte op de arbeidsmarkt. Zijn integriteitsrisico’s hiervan voorzien?
• Snelle groei van onderdelen van de organisatie. Kunnen de beheersingsmaatregelen deze groei wel bijbenen?
• Incidenten bij vergelijkbare organisaties. Welke garanties zijn er dat deze incidenten niet bij de eigen organisatie kunnen voordoen?
• Fusies en samenwerkingsverbanden. Welke gevolgen hebben deze voor het integriteitsbeleid van de betrokken organisaties?

(terug naar homepage)