Toelichting op het instrumentarium Incidenten

‘Incidentenbeleid’ begint met een meldingsprocedure voor het vermoeden van een integriteitsschending. Bij voorkeur melden medewerkers vermoedens van schendingen bij hun direct leidinggevende. Wanneer dit onmogelijk dan wel onwenselijk is, kan een medewerker contact opnemen met verschillende functionarissen:

• voor algemene integriteitsvraagstukken is er vaak een vertrouwenspersoon integriteit; 
• indien de kwestie betrekking heeft op de onderlinge omgangsvormen, kan een beroep worden gedaan op de vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen;
• elke overheidssector heeft zijn eigen klokkenluidersregeling (de precieze invulling van die regeling kan per sector verschillen);
• in sommige gevallen kan (direct of indirect) contact worden gezocht met een  onafhankelijke externe commissie om melding te doen van misstanden.

Een belangrijk onderdeel van incidentenbeleid is een procedure voor het verrichten van een onderzoek nadat een vermoeden van een misstand is gemeld. Hierin wordt bijvoorbeeld aangegeven hoe een onderzoek wordt opgezet en uitgevoerd, de wijze van rapportage en terugkoppeling, de waarborgen voor de positie van de betrokkenen, de onafhankelijkheid van onderzoekers en de bevoegdheden van de onderzoekers.

Een misstap kan niet onbestraft blijven. Een sanctie geeft ook een duidelijk signaal af naar de organisatie dat integriteit serieus wordt genomen. Het management zal na een onderzoek moeten besluiten of de geconstateerde feiten leiden tot disciplinaire maatregelen. Met een helder en eenduidig sanctiebeleid weet iedere leidinggevende en medewerker welke disciplinaire maatregel op een misstap staat. Een ander onderdeel van incidentenbeleid is de centrale registratie van incidenten. Dit levert bijvoorbeeld belangrijke managementinformatie op over de omvang van misstanden en mogelijke kwetsbare plekken in de organisatie.

Tot slot is de communicatie over incidenten een belangrijk maar gevoelig onderwerp. Niet alleen omdat slechts weinig organisaties graag ‘de vuile was buiten hangen’. Maar ook omdat de uiterste zorgvuldigheid nodig is bij het respecteren van de privacy van alle betrokkenen. Incidenten kunnen veel losmaken in een organisatie, een reden om zoveel mogelijk openheid te betrachten. Dit biedt ook de mogelijkheid om hele en halve waarheden die de ronde doen van elkaar te onderscheiden.

(terug naar homepage)